Così cambia la posta elettronica per aiutarci a risparmiare tempo

L’intelligenza artificiale è in grado di comprendere il linguaggio umano, quindi può analizzare il contenuto di ogni e-mail. Capisce – o almeno ci prova – se è necessario avere più tatto nella risposta o se bisogna essere più diretti o aggiungere dettagli.

Può capire anche l’argomento dell’e-mail e quindi ad esempio ordinare i messaggi in arrivo con tag, etichette o cartelle. Così possiamo concentrarci meglio sulle mail davvero importanti e rimandare a dopo le altre, ad esempio, o tenere traccia delle nostre conversazioni ordinate per categorie (colleghi, collaboratori, clienti ecc).

Una volta organizzate le e-mail, inoltre, possiamo impostare regole per automatizzare alcune funzioni di risposta o inoltro o per ordinare l’elenco con la priorità più alta in cima. Un’altra funzione utile è il sommario. Possiamo riassumere l’e-mail o l’intero thread. Comodo quando ci troviamo lunghe conversazioni che vanno avanti da giorni (o mesi…) e che facciamo fatica a ricordare; o dove siamo stati coinvolti solo da poco.

Ci sono poi funzioni più sofisticate, business: l’intelligenza artificiale può rilevare i tipi di dati presenti nelle e-mail, estrarli e archiviarli in un’applicazione di database. Così può ad esempio estrarre tutti i dati dei contatti da un’e-mail e aggiungerli al nostro Crm; estrarre i numeri di fatture per aggiornare l’applicazione di contabilità.

Guida agli strumenti

Uno degli strumenti più noti è Copilot Pro di Microsoft, che integra l’AI (basata su Gpt di OpenAI) nelle app di Office, compresa Outlook, dove però funziona solo su account sotto il dominio Microsoft. Possiamo riassumere i contenuti delle mail, generare una bozza (dando alcune indicazioni su quello che vogliamo dire) oppure ricevere suggerimenti (coaching) per migliorare il nostro testo. Forse è questa la funzione che, nella nostra prova, si dimostra ora più interessante.