gestione efficace della delega per potenziare l’efficienza organizzativa

La vera leadership si manifesta coltivando il potenziale delle persone. È sufficiente questo assunto per comprendere quanto sia determinante la capacità di gestire uno dei processi manageriali più preziosi, ossia la delega. Che oltre a rappresentare un eccellente motore di sviluppo diffonde una cultura basata sulla fiducia e sulla responsabilizzazione, migliorando il benessere delle persone e, di conseguenza, l’efficienza organizzativa.

Tecnicamente avviene quando un responsabile, il delegante, affida una sua attività a un collaboratore, il delegato. L’errore è insito nell’intendere la delega come un singolo atto, un ordine isolato volto a sopperire, magari temporaneamente, un eccessivo carico di lavoro, e non come un processo, che se attuato in maniera virtuosa porterà alla crescita tanto di chi la riceve quanto di chi la attribuisce. Quindi dell’azienda nel suo complesso. A titolo esemplificativo si immagini un manager che chieda a un collaboratore di scrivere al suo posto un preventivo. In questo caso si è di fronte non a una delega, bensì alla richiesta di un favore legato a una specifica necessità. È una delega, viceversa, accordarsi affinché da lì in avanti sia il collaboratore a occuparsi della stesura di tutti i preventivi. Nel primo caso vi è la mera trasmissione di un mandato; nel secondo si sta affidando una responsabilità.

Per gestire questo delicato processo evitando le incomprensioni derivanti da bias cognitivi è necessario avere un metodo. Quello che propongo nasce da studi di comunicazione e neuroscienze e dall’osservazione pratica di numerosi imprenditori, Ceo e manager alla guida di team e organizzazioni. Si tratta del Metodo 70 30 30®, descritto nel dettaglio nel mio libro Superare gli imprevisti. L’uso strategico del tempo (ACS Editore, Milano, 2023).

70%

La delega può avere inizio solo se il responsabile reputi che il collaboratore abbia le capacità per svolgere la mansione affidata almeno al 70% rispetto a come sarebbe eseguita in prima persona. È responsabilità del delegante comunicare l’avvio della delega, chiarendo da subito che si tratta di un processo di crescita continua che, come tale, prevede fasi di affiancamento e monitoraggio.

È (estremamente) possibile la nascita di fraintendimenti nella comunicazione determinati dalla soggettività nel percepire la realtà. Uno di questi è il cosiddetto effetto focus, un bias cognitivo che porta a concentrarsi sulle informazioni percepite come rilevanti tralasciando, o dimenticando, altri dettagli. È evidente come questo errore della mente può influenzare i processi decisionali, portando persone diverse ad attuare comportamenti differenti. Un buon metodo per evitare incomprensioni derivanti da questo bias è la parafrasi, ossia chiedere al delegato di ripetere quanto dovrà svolgere.