il ruolo della Matrice di Eisenhower

L’Urgenza invece è definita dalla scadenza che ha una determinata attività.

Alcune attività sono temporizzate, ovvero devono essere fatte entro un tempo stabilito. La scadenza di queste attività definisce la loro alta o bassa urgenza.

La scadenza però non è l’unico fattore che determina l’urgenza di un’attività: dobbiamo tenere in conto anche la conseguenza che questa attività determinerà se non verrà fatta dentro la scadenza stabilita.

Alcune attività, infatti, hanno una conseguenza negativa quando scadono, ovvero il non fare quell’attività entro il tempo stabilito mi causerà un problema o sarà un mancato guadagno (ad esempio, non avere pronta la propria proposta entro la scadenza di una gara d’appalto).

Altre attività alla scadenza, invece, possono avere una conseguenza neutra (ad esempio, un appuntamento per pranzo che posso spostare senza problemi particolari).

Quindi bassa e alta urgenza sono determinate sia dalla scadenza sia dalla conseguenza che questa attività avrà se non fatta entro tale scadenza.

Mettendo in relazione alta e bassa importanza con alta e bassa urgenza, nella matrice si riescono a mettere in evidenza in modo chiaro:

• le attività prioritarie, che dobbiamo fare e organizzare al meglio, perché da queste dipende il nostro risultato

• le attività rilevanti per i risultati ma non urgenti. E queste sono da pianificare e mettere in calendario, per fare in modo che non si trasformino in urgenti con il tempo

• le attività urgenti ma poco importanti, da far fare a qualcun altro o da fare velocemente, senza “fiorellini”

• infine le attività né importanti né urgenti che potrebbero essere rimandate, delegate o perché no… anche non fatte.

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