Lavorare con l’AI di Google Workspace: le ultime novità e quali sono i vantaggi

La buona notizia per le imprese che hanno sposato la suite di BigG è arrivata qualche giorno fa, e la si può sintetizzare così: Google AI sarà inclusa nei piani Workspace Business ed Enterprise senza costi aggiuntivi. Cosa significa? Presto detto: gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale generativa di Gemini per Gmail, Documenti, Fogli, Meet, Chat, Vids e altre applicazioni ancora saranno disponibili ed accessibili senza limiti di credito mensili e senza dover acquistare alcun componente aggiuntivo. Il vantaggio in termini di riduzione dei costi, come assicurano i portavoce della società californiana, è evidente. Se, per esempio, un cliente utilizzava il piano Workspace Business Standard con un componente aggiuntivo Gemini Business era chiamato a pagare 32 dollari per utente mensili; da metà marzo in poi, lo stesso cliente pagherà 14 dollari per utente, solo due in più rispetto alla versione di Workspace senza Gemini. Nell’annunciare questo aggiornamento, Google rinnova quindi la promessa di continuare a fare continui passi in avanti per aumentare la produttività e migliorare l’efficienza sul posto di lavoro mettendo a disposizione tool che aiutano gli utenti a riassumere e redigere e-mail, a trovare informazioni all’interno dei flussi di comunicazione (messaggi in posta elettronica e chat) e nei file, a creare da zero documenti e presentazioni, fogli di calcolo e video professionali, ad analizzare dati e a prendere appunti in riunione. E non ci si ferma qui, perché nel pacchetto di Workspace figurano funzionalità avanzate di assistenza, come Gemini Advanced e NotebookLM, per affrontare e risolvere compiti complessi,

Risolvere problemi complessi

Una delle chicche dell’AI di Google è NotebookLM Plus, una soluzione che permette di caricare facilmente le fonti a disposizione e ottenere riassunti audio (Audio Overview) simili a podcast per favorire l’apprendimento e l’on-boarding di nuovi membri all’interno di un team di lavoro. Un’altra prerogativa per gli utenti di questo servizio è quella di poter creare notebook personalizzati e condividerli con i propri colleghi e collaboratori, garantendo di conseguenza che tutti siano allineati sugli stessi obiettivi. Con Gemini Advanced, invece, si può interagire per ricevere supporto in attività come la codifica, la ricerca e l’analisi dei dati e per creare in pochi passi Gems, vale a dire un team di esperti in intelligenza artificiale in grado di aiutare qualsiasi utente nello svolgimento di compiti ripetitivi o specializzati.

I principali benefici

Il vantaggio concreto che Google Workspace porta in dote alle aziende, grazie agli strumenti AI di cui sopra, è sostanzialmente la capacità di automatizzare le attività più ripetitive, liberando tempo alle persone per concentrarsi su compiti più strategici e creativi. Facciamo qualche esempio. in Gmail, l’intelligenza di Gemini permette di riassumere lunghe catene di messaggi e di estrarre rapidamente le informazioni necessarie senza dover leggere ogni singolo messaggio, suggerendo inoltre risposte per rendere la comunicazione tramite posta elettronica più efficiente e professionale. Chi lavora nella creazione di documenti, invece, può fare leva sull’AI per generare contenuti a partire da semplici suggerimenti e quindi dare vita a presentazioni e sviluppare fogli di calcolo anche complessi accelera in modo significativo il processo di creazione stesso. Uno strumento come Gemini Advanced aiuta ad estrarre insight significativi da grandi volumi di dati aziendali, identificando tendenze, creando grafici e report che facilitano la comprensione delle informazioni e supportando in tal senso gli utenti a prendere decisioni più precise. Le riunioni su Meet, infine, sono un altro ambito in cui l’AI di Google Workspace promette di produrre valore alzando il livello di collaborazione. Come? Prendendo appunti in tempo reale da condividere con gli altri partecipanti, trascrivendo le riunioni, rendendo più semplice la revisione e la consultazione delle discussioni passate, garantendo che nessun dettaglio importante venga perso e facilitando di conseguenza il follow-up.

Le aziende che lo usano

Il feedback dei clienti, assicurano da Google, ha giocato un ruolo fondamentale nello sviluppo delle nuove funzionalità di AI di Workspace, suite che dal suo lancio sul mercato (oltre 20 anni fa) ha trovato applicazione in oltre 10 milioni di aziende di tutte le dimensioni, dalle startup innovative alle imprese multinazionali. La nuova offensiva di BigG, spiegano da Mountain View, risponde in particolare a una doppia criticità sollevata dall’utenza business, ovvero sia la difficoltà nell’adozione dell’AI a causa dei costi delle soluzioni e la mancanza di conoscenze tecniche per utilizzarle. Rendere l’AI più accessibile e facile da usare (democratizzandone l’uso) è dunque l’imperativo e fra le 100mila imprese che hanno adottato l’AI generativa per Workspace nel corso dell’ultimo anno, una larga fetta ha già sperimentato una trasformazione significativa nel modo di lavorare, riducendo i tempi di completamento delle attività e registrando una maggiore efficienza operativa. Senza dimenticare un aspetto, sicuramente importante: Google ribadisce ancora una volta di aver costruito Gemini partendo dalla necessità di proteggere i dati sensibili, recuperando solo quelli pertinenti a cui l’utente ha il permesso di accedere, utilizzando i dati aziendali per allenare i modelli solo previa autorizzazione e applicando automaticamente i controlli di sicurezza e sovranità delle informazioni che già risiedono in Workspace.