Collaborazione: la super competenza per gestire la complessità in azienda

Collaborare significa costruire relazioni professionali solide, caratterizzate da fiducia, rispetto reciproco e credibilità

C’è una parola che negli ultimi anni ho sentito pronunciare sempre più spesso dentro alle organizzazioni: collaborazione.

La si ritrova nei valori aziendali, nei modelli di leadership, nei sistemi di valutazione delle performance. Eppure, nonostante questa apparente diffusione, la collaborazione continua a rappresentare una delle sfide più difficili da affrontare. Come mai?

Probabilmente perché stiamo chiedendo alle persone di collaborare in contesti che, per loro natura, sono diventati progressivamente più complessi. Le organizzazioni moderne devono rispondere a un ambiente competitivo sempre più instabile, imprevedibile e articolato. Alle tradizionali sfide di mercato si sono aggiunte quelle geopolitiche, tecnologiche, normative e sociali. Le filiere si sono allungate, i processi si sono moltiplicati, le interdipendenze sono aumentate.

Per governare questa complessità, le aziende hanno inevitabilmente introdotto nuovi livelli decisionali, procedure, sistemi di controllo, processi di reporting, regole e meccanismi di coordinamento. Si tratta di una conseguenza in larga misura inevitabile. Quando la complessità aumenta, per governarla anche l’organizzazione deve dotarsi di strumenti adeguati.

Esiste però un effetto collaterale.

Più l’organizzazione diventa sofisticata, più aumenta il rischio che le persone finiscano per concentrarsi sul proprio perimetro di responsabilità, sulla propria funzione, sui propri obiettivi e sui propri vincoli. Il risultato è che spesso le persone non si trovano a gestire problemi tecnici particolarmente difficili, quanto piuttosto problemi di coordinamento. In altri termini, il problema non è sapere cosa fare ma riuscire a fare insieme ciò che va fatto.

Ed è qui che la collaborazione assume una rilevanza straordinaria.

Per molti anni abbiamo considerato la collaborazione come una soft skill, una competenza relazionale importante ma in fondo accessoria rispetto alle competenze tecniche. Oggi la collaborazione è diventata una vera e propria “super competenza”. Uso volutamente questa espressione perché la collaborazione non è una singola abilità ma una meta competenza composta da numerose competenze più specifiche che devono agire contemporaneamente.

Collaborare significa costruire relazioni professionali solide, caratterizzate da fiducia, rispetto reciproco e credibilità. Senza fiducia le persone tendono ad aumentare controlli, verifiche e formalizzazioni, e ogni aumento del controllo genera inevitabilmente rallentamenti e costi organizzativi.

Può sembrare banale ma molto spesso si entra nelle riunioni con l’obiettivo di essere compresi dagli altri più che di comprendere gli altri. La collaborazione richiede invece una forma di ascolto più sofisticata: la capacità di sospendere temporaneamente il proprio punto di vista per comprendere davvero quello dell’interlocutore.

Non significa necessariamente essere d’accordo con qualcuno. Significa piuttosto riuscire a comprendere come l’altro stia leggendo una determinata situazione e quali siano le esigenze, le pressioni e i vincoli che ne influenzano il comportamento. Quante volte, ad esempio, giudichiamo negativamente una funzione aziendale senza avere la minima idea delle metriche su cui viene valutata o delle responsabilità che si trova a gestire? La collaborazione richiede invece uno sforzo costante di decentramento cognitivo. Occorre uscire dal proprio ruolo per provare a osservare la realtà anche dalla prospettiva degli altri.

Le persone che collaborano bene non sono necessariamente quelle più accomodanti o disponibili. Molto spesso sono quelle che hanno sviluppato una buona comprensione del sistema organizzativo nel quale operano. Conoscono gli obiettivi degli altri reparti, comprendono le interdipendenze, riconoscono i vincoli esistenti e riescono a leggere le dinamiche aziendali in una prospettiva più ampia rispetto al proprio ruolo. In fondo collaborare significa anche comprendere che l’organizzazione è un sistema e che le ottimizzazioni locali non sempre producono benefici globali.

Molte persone associano la negoziazione al conflitto o alla contrapposizione. In realtà accade esattamente il contrario. Quanto più un’organizzazione è complessa, tanto più collaborare significa negoziare continuamente priorità, risorse, tempi, aspettative e modalità operative.

La collaborazione autentica non consiste nell’evitare le differenze di opinione ma nel gestirle in modo costruttivo. Significa essere capaci di difendere il proprio punto di vista senza compromettere la relazione e, contemporaneamente, essere disponibili a modificare la propria posizione quando emerge una soluzione migliore.

Per questa ragione la collaborazione non può essere considerata una qualità innata o una semplice predisposizione caratteriale. È una competenza che richiede studio, allenamento e consapevolezza. La crescente complessità delle organizzazioni rende tutto questo non più opzionale ma indispensabile. Paradossalmente, proprio mentre i processi diventano più articolati e le strutture più sofisticate, il fattore umano acquista ancora più valore.

Perché nessun processo, nessuna procedura e nessun sistema di controllo potrà mai sostituire completamente la capacità delle persone di lavorare bene insieme.

(*) Partner di Newton S.p.A.