L’Assistente di Direzione, custode strategico del tempo (e della serenità) del Ceo

L’Assistente di Direzione non è più solo una figura amministrativa, ma un partner strategico che traduce in azione il pensiero del CEO, gestendo relazioni complesse e dati sensibili

Tra le diverse funzioni aziendali, una si distingue per la responsabilità su una risorsa immateriale ma preziosa: il tempo di chi guida l’azienda. Si tratta dell’Assistente di Direzione (o Executive Assistant), un ruolo che negli ultimi anni ha conosciuto una crescente valorizzazione sia sul piano professionale che economico. Michael Page riporta che nel 2025 un’Executive Assistant con più di dieci anni di esperienza può guadagnare oltre 50mila euro lordi annui. Il cambiamento non è solo retributivo ma anche culturale, e la cultura, si sa, passa anche attraverso il linguaggio: se in passato il termine “segretaria” era spesso associato a una percezione riduttiva, oggi questa professione gode di un riconoscimento molto più alto all’interno dell’organizzazione.

L’Assistente di Direzione può essere definita come “colei che traduce in azione il pensiero della persona che affianca”. Il verbo affiancare esprime anche graficamente il rapporto orizzontale tra le due figure. Pur in presenza di una chiara gerarchia, nell’organigramma la funzione dell’Executive Assistant è spesso rappresentata a fianco del responsabile, con una linea parallela che ne evidenzia la funzione di supporto strategico e operativo. Anche l’uso del femminile non è casuale: non ha di certo fini discriminatori ma riflette un dato oggettivo, dal momento che le principali ricerche riportano che il ruolo dell’Executive Assitant sia ricoperto per oltre il 90% da donne, configurandola come una delle professioni più “gendered” del mondo aziendale.

“Tradurre in azione il pensiero” significa sostenere la persona a livello operativo, così che possa concentrare le sue energie in attività di sviluppo, innovazione e strategia. Una metafora può descrivere bene questo concetto: se il Ceo rappresenta la testa dell’azienda, l’Assistente di Direzione è il suo collo. Una ricerca di Harvard Business Review ha rilevato che i professionisti spendono circa un terzo delle proprie giornate inviando e-mail. Affinché l’organizzazione funzioni, i leader devono liberare le proprie agende da impegni amministrativi di questo calibro e ricercare quella lucidità e serenità mentale indispensabile per ricoprire ruoli decisionali. L’Executive Assistant è custode di questo patrimonio intangibile e per valorizzarlo al meglio deve lavorare su tre fattori cruciali: relazione, fiducia e visione.

L’Assistente di Direzione è un centro di connessioni: spesso è il punto di incontro tra il Ceo e gli altri stakeholder. È il suo biglietto da visita, tanto nella scrittura delle e-mail – dove comunica a suo nome – quanto nella vita aziendale, poiché in molti casi è colei che accoglie i visitatori in ufficio. Ciò le conferisce una responsabilità notevole, in quanto ogni suo comportamento riflette e plasma la reputazione di chi rappresenta.

La relazione avviene con stakeholder di qualsiasi categoria. In questo intreccio di connessioni deve attenersi a una regola d’oro: attribuire la stessa importanza a qualsiasi interlocutore. Mantenere dunque il medesimo grado di rispetto tanto nella relazione con il Ceo di una multinazionale quanto con il proprietario del ristorante in cui prenota i pranzi di lavoro.

L’Assistente di Direzione opera all’interno dell’area privata della persona che affianca. Non di rado conosce i suoi spostamenti e le sue attività extra lavorative, oltre ad accedere a dati sensibili come password o pin delle carte di credito. La fiducia, dunque, è una conditio sine qua non. Questa “invasione” inevitabile della privacy è una delle ragioni per cui imprenditori e AD sono restii ad assumere un’Executive Assistant: accettare che una persona entri nella propria sfera e abbia accesso anche alle vulnerabilità richiede una forza d’animo di cui raramente si parla.

Per questo la fiducia va allenata, esplicitata e mai data per scontata. È un capitale che si costruisce negli anni attraverso piccoli ma costanti gesti. Come recita la celebre massima attribuita ad Aristotele: “Noi siamo quello che facciamo ripetutamente. Perciò l’eccellenza non è un atto, ma un’abitudine”.

L’Executive Assistant guarda il mondo con una doppia lente: la sua e quella della persona che affianca. Non è necessario che la condivida, ma è bene che la conosca. Significa avere consapevolezza dei suoi valori, delle sue idee, dei suoi gusti mantenendo una totale assenza di giudizio.

Questa duplice prospettiva è ciò che permette all’EA di andare oltre la semplice gestione del suo tempo, fino a diventarne custode. Un esempio può chiarire la differenza nell’approccio: fissare un appuntamento in agenda significa gestire il tempo, farlo tenendo conto delle abitudini della persona, delle sue preferenze e di ciò che lo/la aiuta a dare il meglio significa custodirlo. In termini pratici, un’Assistente di Direzione saprà che il suo responsabile preferisce non avere incontri importanti nel primo pomeriggio o è disponibile a lavorare nei fine settimana solo in determinate circostanze.

Accogliere una visione diversa dalla propria richiede una certa flessibilità mentale. Per questo, la persona che ricopre questo ruolo deve essere sì rigorosa – per garantire ordine e chiarezza – ma mai rigida. Come il collo, deve dare sostegno pur garantendo libertà di movimento.

Relazione, fiducia e doppia visione sono tre pilastri che si alimentano a vicenda. Si costruiscono nel tempo attraverso l’ascolto, la capacità di fare domande e una sincera curiosità verso l’altro essere umano.

Resta da chiedersi come valutare se l’Assistente di Direzione stia svolgendo bene il suo lavoro. A differenza di altre professioni, il KPI dell’Executive Assistant non si esprime in un numero, ma si coglie nell’equilibrio della persona che affianca. Un obiettivo non certo semplice ma cruciale: Forbes riporta che il 72% dei leader sostiene di sentirsi quotidianamente in “burn out”. Il suo raggiungimento è forse complesso da quantificare in maniera oggettiva, ma è visibile attraverso la sua serenità che, quando è solida, migliora performance e benessere dell’intera organizzazione.

(*) Direttore Accademia di Comunicazione Strategica

(**)Founder di We Are Assistant e CEO Assistant presso Gruppo ICAT